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超簡単!正しい資料整理の仕方 ~会計処理のストレスフリー化宣言!~


3つのグループに分けて整理するだけですっきりする!

細かいことですが、経営者には、領収書や請求書の整理の仕方を知らない人が多いようです。そのため、とりあえず月別に資料をまとめるのが精一杯の作業となっているケースがとても多いのが現状です。
しかし、会計資料の整理の方法は、案外簡単です。そう手間はかかりませんので、ぜひトライしてみましょう。それは、3つのグループに区分するだけです。これだけで、経理処理の負担が軽減され、間違いが減り、効率が上がるのです。

ポイント
1. 資料は3つのグループ(①現金立替、②口座決済、③法人カード 支払)に分けるだけでスッキリする
2. グループを混在させるとミスやムダのもとになる
3. 法人クレジットカードは1つの取引に対して領収書、利用明細書 及び、後日郵送される月間利用明細書があるため、二重計上に注 意する

1.グループ①現金立替払いのグループ

経営者や社員が立替払いをした経費のグループです。
例えば、細かい経費の領収書、また領収書のない旅費交通費精算書です。これらは、立替経費精算書に集計させますので、1人1枚の立替経費精算書と、その明細資料(領収書等のこと)に自然とまとめられるはずです。
これらの資料を立替えをした社員の人数分だけ、まとめてファイルすれば完了です。
決してこの作業を事務員に投げないように注意してください。自分の立替精算作業は自分で行うことを徹底してください。そうしなければ、いつの間にか余計な人件費が発生して、収益を圧迫しかねませんので、注意が必要です。
なお、個人のクレジットカードで決済した経費も、この現金立替払いグループにまとめておきます。

2.グループ②預金口座からの振り込みと口座振替

預金口座から振り込む場合、基本的に先方からの請求書がありますので、これを1つのグループにまとめておきます。できれば、振り込みした順番に並べておくとベターです。
口座振替に関しては、口座振替通知書をまとめておきます。毎月、明細書が出てこない場合は、特段、作業は必要ありません。
決して、他のグループに属するものを混在させないことが大切です。他のグループの資料がこのグループ②に入っていると、経理担当者は預金通帳のどこかに振り込みの記載がないか、余計な時間をかけて一生懸命に探すことになってしまいます。
例えば、受け取った支払請求書を経営者のポケットマネーから振り込んだ場合、法人の預金口座から振り込んでいるわけではありませんから、グループ①の現金支払いのグループにまとめなければならないわけです。なお、仕入れや経費の支払いなどを、複数の口座から行っている場合、グループ②を口座ごとにまとめる必要があります。
そのため、支払い決済専用口座を設けましょう。複数口座に割り振る煩雑さがなくなりますので、非常に快適だと思います。

3.グループ③法人クレジットカード決済のグループ

法人名義のクレジットカードで支払ったものを、1まとまりにします。
この場合のコツは、領収書と利用明細書がある場合、2枚をホッチキスで留めるなどして、バラバラにならないよう注意を払うことです。バラバラに保存していると、経理処理の段階で、領収書の金額と利用明細書の金額の両方を誤って費用計上してしまう可能性があります。これでは、2倍の経費を計上していることになってしまいます。
これを防ぐため、必ずホッチキスで留めるようにするわけです。もしくは、領収書ではなく、毎月郵送されてくる月間利用明細書から計上するなど、ルールを決めておく方法もあります。
いずれにしても、二重計上は税務調査では、比較的見つけやすいところです。なぜなら同じ金額、同じ日付の経費が同じ勘定科目の帳簿上に並んで表示されるからです。十分注意しましょう。法人クレジットカード決済を1まとまりにするのは、毎月、法人口座から総額が引き落とされるからです。この引き落としの詳細がわかるものとして1まとまりにしておくと、わかりやすくなります。
なお、法人クレジットカードを使わない場合であれば、グループ①とグループ②だけで大丈夫です。営む事業によって特性がありますので、さらに留意すべきポイントがある可能性は十分ありますが、この分類が基本です。まずはこの分類を意識してみてください。

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