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脱・小口現金宣言! ~店舗レジ現金以外はキャッシュレス!?~


小口現金は盗難・紛失のリスク、過剰な手間

あなたの会社では、郵便代や事務用品や距離の旅費といった少額経費の支払いのため、必要な現金をどのように処理していますか。
おそらく、すぐ支出できるように数万円の現金(小口現金)を手さげ金庫に入れているのではないでしょうか。
そして、社員が立て替えた経費の精算の依頼があると経理担当者が小口現金の出し入れを行う。
実際の現金が少ない場合は経営者自らの財布から現金を補充することもあるでしょう。
このように、小口現金で処理をする会社は少なくありません。
むしろ多数派といってよいと思います。
ところが、小口現金も現金である以上、盗難・紛失が発生する可能性があるだけでなく、過剰な手間がかかります。
思い切ってキャッシュレスにし、「脱・小口現金」を宣言しませんか?

ポイント
1. 小口現金を廃止し、経営者をはじめ、社員が各々経費を立て替え
2. 月1回(月末)、「経費立替精算書」を会社に提出する方法に決め てしまう
3. 立替精算金は給料日に給料とともに振込んで作業を1 回で済ます

1.小口現金のデメリットを認識しましょう

日常的に当たり前のように行われている小口現金による処理ですが、どれだけの手間と時間がかかっているか考えてみましょう。

①領収証の金額を金庫の小口現金(かりに月初に10万円とします)から出して支払う。

②小口現金出納帳に精算内容を書き出す。

③1日の業務が終了すると、金庫の中の現金を数えて、通貨ごとに金種別集計票に記録する。

④月末には、小口現金の実際有高と小口現金出納帳の残高が一致していることを確認の上、金庫の小口現金が10万円となるように補充する。
立替精算を社員がいつでもできるようにしておくと、経理担当者は都度対応を強いられ多大な時間を費やす結果となりかねません。

2.本当に毎日やらなければならないのか?

こうした手間と時間をなくすにはどうしたらよいのでしょうか? そうです。
小口現金による経費精算をなくしてキャッシュレスにするのです。
現金以外の取引はすべて銀行に記録され、預金通帳や請求書によって取引内容は確認できます。
これと同じ扱いにすればよいのです。
そうすれば毎日、現金の出し入れを記録する必要がなくなり、現金出納帳も不要になります。
残高が合わないこともなくなります。そもそも、経費精算を毎日する必要があるのでしょうか?
「社員に立て替えておいてとはいえない」とおっしゃる経営者の方もいます。
しかし、それははるかに金額の大きい給料や残業代も同じことです。
労務の提供に対する後払いだからです。
まさか、残業代をその都度、請求する人はいないでしょう。
通常、経費の立て替えは金額にして1万円に満たないことがほとんどですし、小口現金の出し入れが面倒だからとまとめて請求する人もいます。
きちんと精算さえ行われれば、不信感を抱かれることはないと思います。
店舗のレジがある現金商売以外は、極論するとキャッシュレスでOKだということです。

3.経費立替精算書で精算は月に1回

では、どのようにキャッシュレスにするのかというと、社員の経費精算は月に1回にし、その間、経費を立て替えておいてもらいます。
具体的には、立て替えた社員には「経費立替精算書」を作成させて、経費の領収書とともに月末に提出してもらいます。
ここでのポイントは経費立替精算書を各社員が自分で作成するということです。
1人1人社員が自分の精算書を作成することはそれほど大したことではありませんが、同じ作業を経理担当者がいちいち整理や集計を手伝ってしまうと、多大な時間が経理担当者にかかってしまいます。
 なぜ、経理担当者の負担を重視するかというと、残念ながら経理業務は売上にほとんど貢献しません。
そのような固定コストはできるだけ削減していくことが、安定した会社経営では重要な要素と言えます。
さて、経費立替精算書が出揃ったあとは毎月、給料とともに立替経費を振り込み、経費立替精算書を元に経理処理をすることになります。
社長の場合も同様です。
経理上ツケておいて1ヶ月に1回精算すれば会計上はまったく問題はありません。
大切なことは、「立替精算は月1回自分で申請すること」というルールを明確化して、社員に周知させることです。

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